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6.6 Verwaltung
6.6.1 Grundsätze
(1) Alle VS eines Unternehmens sind in das VS-Bestandsverzeichnis (VS-Tagebuch, VS-Ausfertigungs- und Vervielfältigungsnachweis) aufzunehmen. Dies gilt auch für spezielle Kopier- oder Druckvorlagen, die verwahrt werden sollen. Sie sollen nur solange verwahrt werden, wie davon noch Ausfertigungen erstellt werden sollen. Eingehende VS sind mit einem VS-Eingangsstempel des Unternehmens zu versehen (Anlage 49).
(2) Der/die VS-Verwalter/in darf VS nur an entsprechend VS-Ermächtigte und nur mit Genehmigung des/der zuständigen VS-Projektleiters/in oder des/der SiBe ausgeben.
(3) In VS-Registraturen dürfen nur entsprechend der höchsten Geheimhaltungsstufe der registrierten VS Ermächtigte tätig werden.
Anlagen
6.6.2 Nachweise
(1) VS-Vervielfältigungsauftrag (Anlage 46), VS-Tagebuch (Anlage 47), VS-Quittungsbuch (Anlage 50), VS-Empfangsschein (Anlage 51), VS-Übergabeprotokoll (Anlage 52), VS-Vernichtungsverhandlung (Anlage 53), VS-Ausfertigungs-/Vervielfältigungsnachweis (Anlage 48), Quittungsbuch für VS-Zwischenmaterial (Anlage 54) und Berichtigungsnachweis (Anlage 55) sind grundsätzlich nach den von BMWi verfügten Vorgaben zu führen. VS-Tagebücher und VS-Ausfertigungs-/-Vervielfältigungsnachweise sind grundsätzlich in Buchform zu führen. Abweichungen hiervon und eine IT-gestützte VS-Tagebuchführung bedürfen der Einwilligung des BMWi.
(2) VS-Tagebücher und VS-Ausfertigungs-/Vervielfältigungsnachweise sind entsprechend dem Geheimhaltungsgrad der höchsten in ihnen nachgewiesenen VS zu verwahren.
(3) VS-Tage- und VS-Quittungsbücher, VS-Empfangsscheine, VS-Übergabeprotokolle, VS-Vernichtungsverhandlungen, VS-Herabstufungsverfügungen und VS-Vervielfältigungsnachweise sind fünf Jahre zu verwahren. Für VS-Tagebücher und VS-Vervielfältigungsnachweise beginnt die Verwahrungsfrist mit dem Datum, an dem die letzte im VS-Tagebuch noch nicht durchgestrichene VS versandt, herabgestuft oder vernichtet worden ist. Für VS-Quittungsbücher, VS-Empfangsscheine, VS-Übergabeprotokolle, VS-Vernichtungsverhandlungen und VS-Herabstufungsverfügungen beginnt die Frist mit dem Datum der letzten Eintragung bzw. Ausstellung.
(4) Unternehmen, die aus der Geheimschutzbetreuung ausscheiden, verwahren die in Absatz 1 aufgeführten Nachweise entsprechend den genannten Fristen. Erlischt das Unternehmen innerhalb der Verwahrungsfristen, sind die Unterlagen BMWi zur weiteren Verwahrung zuzuleiten.
(5) Elektronische Medien, die VS enthalten (z.B. Wechselfestplatten, CD-ROM, Disketten), sind ebenfalls im VS-Tagebuch nachzuweisen. Die Gesamteinstufung des Datenträgers richtet sich nach dem höchsten VS-Einstufungsgrad der darauf abgespeicherten Dateien. Ein Einzelnachweis der auf dem Datenträger abgespeicherten Dateien ist - außer im Falle der Versendung (Anlage 56) - nicht erforderlich. Für jeden Datenträger ist eine eigene Tagebuchnummer zu vergeben. Dies gilt auch für elektronische Kopien der gesamten Daten dieses Datenträgers oder Teilmengen davon. Ein Eintrag unter derselben Tagebuchnummer (als zusätzliche Ausfertigung) ist nur dann zulässig, wenn das Original und die Kopie des Datenträgers identisch und nachträglich nicht mehr veränderbar sind. Werden abgespeicherte Dateien ausgedruckt, so erhält der erste Ausdruck eine eigene Tagebuchnummer mit der Ausfertigungsnummer 0. Weitere identische Ausdrucke von solchen Dateien sind entsprechend den Bestimmungen für die Verwaltung von VS-Schriftgut im Tagebuch unter der gleichen Tagebuchnummer nachzuweisen.
Anlagen
6.6.3 Bestellung und Pflichten des/der VS-Verwalters/-in
(1) Die Geschäftsleitung schlägt BMWi einen/eine in Angelegenheiten des Geheimschutzes unmittelbar dem/der SiBe unterstellte/n fachlich und persönlich geeignete/n Unternehmensangehörige/n als VS-Verwalter/in vor. Ist ein VS-Verwalter/-in nicht bestellt, nimmt der/die SiBe diese Funktion wahr.
(2) Vor Ausgabe einer VS hat der/die VS-Verwalter/in die Berechtigung zum Empfang der VS zu prüfen.
(3) Bei jeder VS-Sendung prüft der/die VS-Verwalter/in, ob sie unbeschädigt und vollständig ist. Zeigen sich Spuren unbefugten Öffnens oder ist die VS-Sendung unvollständig, ist der/die SiBe unverzüglich zu benachrichtigen. Der Eingang einer VS-Sendung wird von dem/der VS-Verwalter/in auf dem VS-Empfangsschein bestätigt, der sofort an den Absender zurückzusenden ist. Bei ausgehenden VS-Sendungen überwacht der/die VS-Verwalter/in den Rücklauf der VS-Empfangsscheine.
(4) Der/die VS-Verwalter/in prüft täglich, ob alle ausgegebenen VS vollständig und fristgerecht zurückgegeben werden. Soweit eine Verwahrung von VS außerhalb der VS-Registratur durch BMWi auf Antrag des Unternehmens zugelassen ist, sind diese halbjährlich zurückzufordern oder vor Ort auf Vollständigkeit zu überprüfen.
(5) Wechselt ein/eine VS-Verwalter/in, hat sich sein/seine Nachfolger/in (ggf. durch Stichproben) davon zu überzeugen, dass die zu verwaltenden VS vollständig vorhanden sind. Die Vollzähligkeit der Schlüssel zu den VS-Verwahrgelassen und zu den Gefahrenmeldeanlagen ist zu prüfen. Kann der/die VS-Verwalter/in die Übergabe nicht vornehmen, hat der/die SiBe die Übergabe in Gegenwart eines/einer Zeugen/in durchzuführen. Es ist ein VS-Übergabeprotokoll zu fertigen.
(6) Bei Verstößen oder Verdachtsmomenten bezüglich des Umgangs mit VS hat der/die VS-Verwalter/-in den/die SiBe und dieser/diese BMWi zu unterrichten.